Diktiergerät und Excel Tabellen sind kein Fahrtenbuch

Mit einem Diktiergerät aufgenommene und auf Excel Tabellen übertragene Aufzeichnungen stellen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Das hat das Finanzgericht Köln jetzt entschieden (Az. 10 K 33/15). 

Beim Fahrtenbuch sollten sich Unternehmen stets exakt an die Vorgaben des Finanzamtes halten. Eine Sammlung von besprochenen Kassetten und losen Excel Tabellen vor genügt den Anforderungen an ein Fahrtenbuch jedenfalls nicht. Diese Erfahrung musste jetzt ein angestellter Steuerberater vor dem Finanzgericht Köln machen. Sein Arbeitgeber hatte ihm einen Porsche Carrera als Dienstwagen gestellt. Den geldwerten Vorteil ermittelte er mittels eines Fahrtenbuchs. 

Radio als Beweis im Hintergrund

Dazu sprach er Angaben zu Zeitpunkt, Zweck und Kilometerstand jeweils zu Anfang und Ende auf ein Diktiergerät. Als Beleg für die Zeit ließ er im Hintergrund das Radio laufen. Auch Pausen oder Staus notierte er mündlich. Seine Sekretärin übertrug die Aufnahmen zweimal wöchentlich in Excel Tabellen. Die Tabellen wurden am Ende des Jahres gebunden und zusammen mit den Kassetten archiviert. 

Finanzamt lehnt Fahrtenbuch auf Kassette und Excel Tabellen ab

Das Finanzamt erkannte nach einer Außenprüfung das Fahrtenbuch* nicht an und bewertete für die fraglichen Zeiträume den geldwerten Vorteil nach der 1%-Regel. Der Steuerberater klagte und verlor. Das Kölner Finanzgericht lehnte die Excel Sammlung als Fahrtenbuch ab. Da die losen Blätter erst am Ende des Jahres gebunden würden, fielen sie als Fahrtenbuch aus, begründeten die Richter ihre Entscheidung. Als Fahrtenbuch kämen also allenfalls die Kassetten in Frage. 

Urteil: Auch Tonaufnahmen sind manipulierbar

Entgegen der Ansicht des Klägers seien diese Kassetten aber sehr wohl manipulierbar, argumentierten die Richter:
  • Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht. 
  • Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden. 
  • Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert.
  • Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar. 
  • Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

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Erstellt von (Name) W.V.R. am 04.08.2015
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  FG Köln
Bild:  © panthermedia.net / Arne Trautmann
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