GoBD in Kraft – Vorsicht mit Excel und Word

Die GoBD stellen in der Buchführung die Daten über Papierbelege. Seit Jahresbeginn 2017 sind sie nun uneingeschränkt in Kraft. Fallen lauern bei der Verwendung von Word und Excel in der Buchführung, warnt unter anderen der Softwareanbieter Lexware.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) regelt die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten. Zum Jahresbeginn 2017 liefen die letzten Übergangsfristen aus. So hatten beispielsweise Gewerbetreibende zum Jahresende ihre Registrierkassen anzupassen.
Beim Ablegen von digitalen Belegen und Rechnungen sollten Unternehmer allerdings die beliebten Dateiformate von Excel, Word und anderen Verarbeitungsprogrammen meiden. Die GoBD verbieten im Regelfall das einfache Abspeichern von Daten in Formaten, in denen Inhalte nachträglich geändert werden können. Als geeignetes Format empfiehlt sich PDF. Der Gesetzgeber verlangt außerdem einen nachvollziehbaren Umgang mit Daten zu Geschäftsfällen, der nachträgliche Veränderungen von Belegen, Rechnungen und Buchungen ausschließt.

Wer sicher gehen will, sollte die Buchführung mit einer entsprechend zertifizierten Software überlassen, die ein Dokumentenmanagementsystem enthält. Wenn die Technik das nachträgliche Bearbeiten von Unterlagen dokumentiert und dadurch Manipulationen ausschließt, könnten auch Belege in Excel oder Word vor dem kritischen Blick des Finanzamtes bestehen, informiert der Softwarehersteller Lexware. Denn auch das schreiben die GoBD vor: Rechnungen, Angebote und andere Belege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind.

Erstellt von (Name) W.V.R. am 05.01.2017
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Lexware
Bild:  panthermedia.net / dearza
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