Zeiterfassung mit Excel: 5 Gründe sprechen dagegen

Bei der Zeiterfassung erscheint Excel oft als erste Wahl. Doch der Microsoft-Klassiker ist nicht immer die beste Wahl: 5 Gründe, warum das so ist, nennt der IT-Manager Oliver Lieven.

Wo Mitarbeiter an Projekten für mehrere Kunden oder für verschiedene Kostenstellen im Unternehmen arbeiten, kommt die Zeiterfassung ins Spiel. Viele Unternehmen greifen zuerst zu Excel. Excel ist ohnehin an Bord. Da auch Buchhaltung und Controlling mit Excel arbeiten, kann das Unternehmen in einer breiten Schicht der Belegschaft Excel-Kenntnisse voraussetzen. Die übrigen Mitarbeiter fragen einen Kollegen, der es kann. Wissenstransfer im Mittelstand. Doch irgendwann weiß auch der versierte Kollege nicht mehr weiter.

Warum gibt es aber Software für die Zeiterfassung, wenn doch mit Excel alles läuft? Das wichtigste Argument der Softwarehersteller: Mit Excel ist zwar eine gute Wahl für fast alles, aber eben nicht immer die beste Wahl. Und viele komplexe Aufgaben erfordern Spezialkenntnisse, die auch der Größte Excel-Nerd im Unternehmen nicht besitzt. Auch in der Zeiterfassung ist Excel nicht immer die beste Wahl, meint Oliver Lieven, Geschäftsführer von provantis IT Solutions, und nennt dafür fünf Gründe:
  1. Komplexität wächst: Mit der Größe und dem Erfolg eines Unternehmens wachsen auch die Ansprüche an die Zeiterfassung. So müssen Dienstleister sich je nach Kunde auf unterschiedliche Erfassungs- und Abrechnungsmodelle einstellen. Natürlich kann auch die Zeiterfassung in Excel mitwachsen, aber wie viele Unternehmen verfügen in ihrer Belegschaft über die nötigen Kenntnisse für diese Arbeit?

  2. Aufwand für die Zeiterfassung wächst: Mit dem Umfang der Aufgaben wächst auch der Aufwand für die Zeiterfassung: Immer mehr Mitarbeiter, immer mehr unterschiedliche Projekte – da kann es schon mal passieren, dass die Zeiten nicht immer sofort eingetragen werden. Fehlerhafte und verspätete Stundenabrechnungen sind die Folge.

  3. Übertragung zur Abrechnung: Wenn die Mitarbeiter alle Projektzeiten zusammengetragen und in die Excel-Sheets geschrieben haben, dann beginnt die Abrechnung. Excel besitzt aber keine Schnittstellen zu Faktura- oder Buchhaltungsprogrammen. Wenn eine Übertragung der Daten per .csv-Datei nicht möglich ist, müssen Mitarbeiter die Daten manuell übertragen. Fehler sind dabei vorprogrammiert.

  4. Probleme beim Projekt-Controlling: Die Daten in der Zeiterfassung lassen sich nur sehr schwer mit Vorgaben und Projektständen verknüpfen. Was wurde mit dem Kunden vereinbart? Hat das Projekt zum vereinbarten Zeitpunkt seine Meilensteine erreicht? Die Antworten auf diese Fragen findet der Controller in der Regel nicht in der Zeiterfassung. Denn wer im Unternehmen könnte ein so komplexes Excel-Werk zusammenstellen?

  5. Mangelhafte Mobilität: In einer idealen Welt sollten Marketingmitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzen, sondern draußen beim Kunden um neue Aufträge werben. Dafür brauchen sie eine schnelle, einfache und zuverlässige Zeiterfassung. Excel ist konzipiert für den Einsatz auf dem PC, an dem man per Maus und Tastatur arbeitet. Auf dem Tablet oder Smartphone lassen sich Office- und insbesondere Excel-Lösungen nur umständlich bedienen. Hat der Programmierer komplexe Berechnungen in die Zeiterfassung eingebunden, stehen dem mobilen Einsatz noch technische Hürden im Weg. Zahlreiche Befehle greifen auf Softwarebibliotheken zurück, die nur auf Windows-Systemen verfügbar sind. Auf Mobilgeräten spielt Windows aber kaum eine Rolle.

 Stefan Klose, Geschäftsführer des IT-Anbieters Next Level Integration, fasst zusammen: „Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig.“

Erstellt von (Name) W.V.R. am 23.06.2017
Geändert: 24.08.2017 16:03:40
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  provantis IT Solutions GmbH
Bild:  panthermedia.net / lightwise
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Excel-Vorlagen

Test OLAP – Online Analytical Processing

OLAP (Datenwürfel) soll anschauliche Visualisierung von Daten ermöglichen

Diese Analysen zeichnen sich durch ihre Multidimensionalität aus. Das bedeutet die Anordnung der verschiedenen Variablen oder Kennzahlen entlang unterschiedlicher Dimensionen – z.B. Umsatz in Bezug auf Kunde, Artikel, Region o.ä. Dem liegt die Idee der Trennung von unabhängigen und abhängigen Attributen zugrunde. Jedem unabhängigen Attribut wird dabei eine eigene Dimension zugewiesen; Werte von abhängigen Attributen ergeben sich dann aus den Wechselbeziehungen.

Die anschauliche Visualisierung der teils hochdimensionalen Datenpakete soll dabei das Verständnis erhöhen sowie das Datenlesen vereinfachen. Es erfolgt daher eine bildliche Darstellung als Würfel, wobei die Würfelkanten die unabhängigen Attribute darstellen. Der gebildete Datenwürfel zeigt dementsprechend die Werte eines abhängigen Attributes (z.B. Umsatz) in Relation zu z.B. drei unabhängigen Größen wie Produkt, Region, Zeit.

OLAP
Abb. multidimensionale Darstellung

Werden mehr als drei unabhängige Attribute genutzt, so erhält man einen sogenannten hyperdimensionalen Datenwürfel, der bildlich nicht mehr darstellbar ist. Daher können auch Dimensionsschnitte (Slicing) abgefragt werden, die dann in der Regel die Elemente zweier Dimensionen verdeutlichen.

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Excel-Update: Excel-Aktualisierungsintervalle in Office365 konfigurieren

Ist Ihnen das auch schon mal passiert? Mit einem rechten Mausklick öffnen Sie das Kontextmenü und stolpern dort quasi über eine neue Option. Dabei sind Sie sicher, dass diese Neuerung gestern ganz bestimmt dort noch nicht zu finden waren. Sind Sie Nutzer von einer Office365-Version von Excel, dann besteht kein Grund an Ihrer eigenen Wahrnehmung zu zweifeln. Stattdessen sollten Sie den Update-Modus Ihrer Excel-Version überprüfen. Unsere Artikelreihe gibt Ihnen einige sinnvolle Anregungen, wie Sie die Monat für Monat in Excel ergänzten Funktionen sinnvoll nutzen können.

Doch bevor wir die praktische Anwendung beleuchten, gilt es, das Gesamtkonzept hinter den neuartigen Mini-Updates von Excel zu verstehen. Mit Office365 hat Microsoft ein völlig neues Modell zur Aktualisierung von Softwareversionen etabliert. Die gute alte Zeit, in der IT-Administratoren im Unternehmen oder private Nutzer am heimischen Rechner mit ein paar Mausklicks ein Update beispielsweise von Excel starteten und dann bis zum Ende der Installationsroutine warten mussten, sind vorbei. Die Aktualisierung einer Software erfolgt heute – wie bei einer App auf einem Mobilgerät – fast unbemerkt im Hintergrund. Während sich IT-Abteilungen noch teilweise den Kopf zerbrechen, wie sie die neue Art der Softwareverteilung managen sollen und wie gewährleistet wird, dass an den Arbeitsplätzen annähernd identische Versionen installiert sind, stellen sich für Anwender im Controlling andere Fragen: Kann ich die Ausführung der Aktualisierung beeinflussen? Welche Funktionen hat Microsoft im monatlichen Turnus aktualisiert oder neu in Excel integriert? Welchen Nutzen bringen mir die neuen Funktionen? Zeit also, einige dieser Fragen zu beantworten.

Wo Sie wichtige Informationen zur Excel-Version und Aktualisierungsintervall finden


Wir alle freuen uns natürlich über die Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Software. Irritierend wirkt hingegen, wenn zwei Installationen von Excel 2016, beispielsweise die am Arbeitsplatz und jene Zuhause, bei genauerer Betrachtung unterschiedliche Stände aufweisen. In Firmenseminaren, zu denen Teilnehmer heute immer öfters das eigene Laptop mitbringen, sind auf diesem Wege häufig drei oder vier unterschiedliche Excel-Versionen im Einsatz. Um die Ursache für solche Abweichungen zu finden, sollte man sich zunächst vergewissern, welche Version auf dem jeweiligen Rechner verwendet wird. Die Information finden Sie bei Excel für Office365 unter Datei – Konto. Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie unter Produktinformationen die wichtigsten Angaben zu Ihrer Office365-Installation.

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Die Angabe Version 1707 bedeutet beispielsweise, dass es bei der installierten Version um die vom Juli 2017 handelt. Finden Sie auf dem heimischen und dem Firmenrechner zwei unterschiedliche Aktualisierungsstände, gilt es zu eruieren, was für die unterschiedliche Entwicklung verantwortlich ist. Und natürlich wird Sie im weiteren Verlauf auch interessieren, ob und welche Möglichkeiten bestehen, die monatliche Aktualisierung der Software individuell zu steuern. Einen ersten Hinweis auf Ursachen für unterschiedliche Versionen erhalten Sie in Excel erneut bei den Produktinformationen. Dort zeigt Ihnen Microsoft an, welchen Updatekanal Sie – bewusst oder unbewusst – aktiviert haben. Die Anzeige Aktueller Kanal bedeutet, dass automatisch alle monatlichen Updates ausgeführt werden. Dieser Modus ist die Standardeinstellung für Lizenzen Office365 Business und Office365 Business Premium.

Finden Sie an dieser Stelle hingegen die Bezeichnung Verzögerter Kanal, dann wird nicht monatlich sondern halbjährig aktualisiert. Für Office365 ProPlus ist diese Einstellung standardmäßig voreingestellt. Die Vor- und Nachteile der beiden Updatezyklen liegen auf der Hand. Während ein monatlicher Zyklus Ihnen eventuell schneller Zugriff auf eine neue zeitsparende Funktion gibt, kann ein längeres Intervall Ihnen die Sicherheit geben, dass Neuerungen ausgereifter sind und stabiler laufen. Da Microsoft mittlerweile auch kontinuierlich Nutzer über neue Funktionen und die Priorisierung von Weiterentwicklung auf seinen Blogs abstimmen lässt, kann es auch im Einzelfall zu einem Hin und Her bei der Funktionsauswahl kommen.

Beispiel: Im Sommer 2017 verteilte Microsoft eine neue Version von PowerPivot, dem wichtigen mittlerweile in Excel 2016 integrierten SSBI-Tool zur Datenmodellierung. Neben sinnvollen Ergänzungen hatten die Hersteller eine Funktion entfernt, mit der neue Berechnungen (Measures) nach der Erstellung automatisch in den Wertebereich der Pivottabelle übernommen wurden. In der Folge mussten Nutzer nun neue Measures manuell in den Report ziehen. Ein Aufschrei des Ärgers ging sogleich durch die Community. Und Microsoft gab bekannt, im nächsten Release einen Monat später sei die entfernte Funktion wieder verfügbar. Nutzer des Verzögerten Kanals mussten sich nicht über die fehlende Aktualisierung der Pivottabelle wundern oder ärgern. Ihnen wurde allerdings aus demselben Grunde sechs Monate lang die sehr nützliche Möglichkeit vorenthalten, erweiterte Zahlenformatierungen in Pivottabellen per rechter Maustaste schnell zuzuweisen. mehr lesen


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