Zeiterfassung mit Excel: 5 Gründe sprechen dagegen

Bei der Zeiterfassung erscheint Excel oft als erste Wahl. Doch der Microsoft-Klassiker ist nicht immer die beste Wahl: 5 Gründe, warum das so ist, nennt der IT-Manager Oliver Lieven.

Wo Mitarbeiter an Projekten für mehrere Kunden oder für verschiedene Kostenstellen im Unternehmen arbeiten, kommt die Zeiterfassung ins Spiel. Viele Unternehmen greifen zuerst zu Excel. Excel ist ohnehin an Bord. Da auch Buchhaltung und Controlling mit Excel arbeiten, kann das Unternehmen in einer breiten Schicht der Belegschaft Excel-Kenntnisse voraussetzen. Die übrigen Mitarbeiter fragen einen Kollegen, der es kann. Wissenstransfer im Mittelstand. Doch irgendwann weiß auch der versierte Kollege nicht mehr weiter.

Warum gibt es aber Software für die Zeiterfassung, wenn doch mit Excel alles läuft? Das wichtigste Argument der Softwarehersteller: Mit Excel ist zwar eine gute Wahl für fast alles, aber eben nicht immer die beste Wahl. Und viele komplexe Aufgaben erfordern Spezialkenntnisse, die auch der Größte Excel-Nerd im Unternehmen nicht besitzt. Auch in der Zeiterfassung ist Excel nicht immer die beste Wahl, meint Oliver Lieven, Geschäftsführer von provantis IT Solutions, und nennt dafür fünf Gründe:
  1. Komplexität wächst: Mit der Größe und dem Erfolg eines Unternehmens wachsen auch die Ansprüche an die Zeiterfassung. So müssen Dienstleister sich je nach Kunde auf unterschiedliche Erfassungs- und Abrechnungsmodelle einstellen. Natürlich kann auch die Zeiterfassung in Excel mitwachsen, aber wie viele Unternehmen verfügen in ihrer Belegschaft über die nötigen Kenntnisse für diese Arbeit?

  2. Aufwand für die Zeiterfassung wächst: Mit dem Umfang der Aufgaben wächst auch der Aufwand für die Zeiterfassung: Immer mehr Mitarbeiter, immer mehr unterschiedliche Projekte – da kann es schon mal passieren, dass die Zeiten nicht immer sofort eingetragen werden. Fehlerhafte und verspätete Stundenabrechnungen sind die Folge.

  3. Übertragung zur Abrechnung: Wenn die Mitarbeiter alle Projektzeiten zusammengetragen und in die Excel-Sheets geschrieben haben, dann beginnt die Abrechnung. Excel besitzt aber keine Schnittstellen zu Faktura- oder Buchhaltungsprogrammen. Wenn eine Übertragung der Daten per .csv-Datei nicht möglich ist, müssen Mitarbeiter die Daten manuell übertragen. Fehler sind dabei vorprogrammiert.

  4. Probleme beim Projekt-Controlling: Die Daten in der Zeiterfassung lassen sich nur sehr schwer mit Vorgaben und Projektständen verknüpfen. Was wurde mit dem Kunden vereinbart? Hat das Projekt zum vereinbarten Zeitpunkt seine Meilensteine erreicht? Die Antworten auf diese Fragen findet der Controller in der Regel nicht in der Zeiterfassung. Denn wer im Unternehmen könnte ein so komplexes Excel-Werk zusammenstellen?

  5. Mangelhafte Mobilität: In einer idealen Welt sollten Marketingmitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzen, sondern draußen beim Kunden um neue Aufträge werben. Dafür brauchen sie eine schnelle, einfache und zuverlässige Zeiterfassung. Excel ist konzipiert für den Einsatz auf dem PC, an dem man per Maus und Tastatur arbeitet. Auf dem Tablet oder Smartphone lassen sich Office- und insbesondere Excel-Lösungen nur umständlich bedienen. Hat der Programmierer komplexe Berechnungen in die Zeiterfassung eingebunden, stehen dem mobilen Einsatz noch technische Hürden im Weg. Zahlreiche Befehle greifen auf Softwarebibliotheken zurück, die nur auf Windows-Systemen verfügbar sind. Auf Mobilgeräten spielt Windows aber kaum eine Rolle.

 Stefan Klose, Geschäftsführer des IT-Anbieters Next Level Integration, fasst zusammen: „Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig.“

Erstellt von (Name) W.V.R. am 23.06.2017
Geändert: 24.08.2017 16:03:40
Autor:  Wolff von Rechenberg
Quelle:  provantis IT Solutions GmbH
Bild:  panthermedia.net / lightwise
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