Personalkapazitätsplanung für ihr Projektmanagement

Dieses Excel-Tool unterstützt die strategische Analyse und Planung ihrer Personalkapazitäten (= verfügbare produktive Stunden aller Mitarbeiter) und hilft ihnen im Rahmen des Projektmanagements etwaige Überlastungen oder fehlende Kapazitäten frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können.

Die Excel-Vorlage beantwortet ihnen wichtige Fragen wie:

• Wie viele Projekte kann ich mit der vorhandenen Stundenkapazität der Mitarbeiter bearbeiten?
• Wie viele Mitarbeiter mit welchen Skills benötige ich, um alle Projekte termingerecht fertigzustellen?
• Gibt es Projektphasen mit Unterdeckungen, also mit zu wenig Stundenkapazität?
• In welchen Kalenderwochen sind Mitarbeiter nicht ausgelastet und könnten zusätzliche Projekte bearbeiten?

1. Personaleinsatz planen

Ermitteln Sie mit diesem Excel-Tool den Stunden- bzw. Personalbedarf für Ihre Projekte. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die tatsächlich verfügbaren Stunden, sondern auch unterschiedliche Fähigkeitsprofile (Skills) der Mitarbeiter/Teammitglieder.

2. Kapazitäten analysieren

Lesen Sie auf einen Blick für beliebige Kalenderwochen ab, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter sind. Überlastungen oder fehlende Kapazitäten erkennen Sie frühzeitig und können vorausschauend handeln.

3. Abwesenheiten managen

Egal ob Feiertag, Urlaub oder Teilzeit. Unser Excel-Tool berücksichtigt taggenau, wann Mitarbeiter mit welchem Stundenumfang zur Verfügung stehen. So planen Sie immer mit vollständigen Informationen und können etwaige Engpässe proaktiv managen.

Für einen ersten Eindruck sehen Sie sich die auf dieser Seite verfügbaren Screenshots des Excel-Tools an.

Warum Sie dieses Excel-Kapazitätsplanungstool verwenden sollten

• Einfach, übersichtlich und intuitiv bedienbar
• Kapazitätsengpässe und Auslastungsprobleme auf einen Blick erkennen
• Szenarioplanung: Testen Sie verschiedene Möglichkeiten, um Ressourcen-Engpässe aufzulösen
• Individuelle Kalender und Abwesenheiten: Passen Sie Feiertage und Arbeitszeitmodelle einfach Ihren Bedürfnissen an
• Grafische Übersicht aller An- und Abwesenheiten: Zeigt wann welcher Mitarbeiter mit wieviel Stunden zur Verfügung steht 
• Datei frei anpassbar und erweiterbar (nicht geschützt; alle Änderungen möglich, z.B. eigenes Firmenlogo einfügen etc.)
• Günstiger Einmalpreis (keine Folgekosten oder Abogebühren)

• Bis zu 30 Mitarbeiter fertig vorbereitet
• Detaillierte Planung von Abwesenheiten (individuelle Arbeitszeitmodelle, Urlaub, Elternzeit, freie Tage, Feiertage etc.)
• Automatische Ermittlung aller Feiertage je nach Bundesland bzw. Kanton (für Deutschland, Österreich u. Schweiz)
• Frei wählbare Kürzel für An-/Abwesenheits-Heatmap
• Berücksichtigung von durchschn. Krankheitsquote möglich
• Anteil Projektarbeit bzw. Tagesgeschäft je Mitarbeiter frei einstellbar
• Bis zu 20 verschiedene Projekte parallel planen (einzeln an-/abschaltbar)
• Bis zu 3 verschiedene Gruppen bzw. Fähigkeitsprofile (Skills) planbar
• Planungshorizont: bis max. 1,5 Jahre (= 78 KW bzw. 546 Tage)
• Automatische Markierung aktuelles Datum bzw. KW (abschaltbar)
• Automatisierte Umverteilung (abschaltbar) zur Lösung von Engpässen, falls Überschüsse in einer Gruppe/Skill und Unterdeckung in anderer Gruppe
• Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für Grafiken (beliebige Betrachtungszeiträume, farbliche Hervorhebung kritischer KW, Einzelgrafiken je Gruppe/Skill)
• Zusammenfassung/Jahresübersicht (13 Perioden à 4 KW) für Gesamtunternehmen
• Mit umfangreichem Handbuch/Anleitung

Die Datei, im xlsx-Format, ist kompatibel mit allen Microsoft Excel Versionen ab 2010 (v14.0) für Windows bzw. ab Excel 2016 (v15.0) für Mac.

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