Auftragserfolgssimulation EXCEL-Arbeitshilfe

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Viele Unternehmen, die Aufträge für Kunden erledigen, müssen im Vorfeld ein konkretes Angebot erstellen und vor allem den Preis verbindlich zusagen. Dabei kann es zwischen Angebotsabgabe und Auftragserledigung dazu kommen, dass die auftragsspezifischen Kosten steigen. Lässt sich der Preis für den Kunden nicht mehr anpassen, geht das zu Lasten des Gewinns bzw. Deckungsbeitrags. Im Extremfall gerät man auch in die Verlustzone. Es macht daher Sinn, im Vorfeld zu simulieren, welche Auswirkungen sich auf Gewinn bzw. Deckungsbeitrag ergeben, wenn sich einzelne Kostenpositionen ändern. Dann ist es häufig noch möglich, aktiv zu werden, und mit dem Kunden einen höheren Preis oder eine Preisgleitklausel zu vereinbaren.

Diese Excel-Arbeitshilfe dient zur direkten Anwendung und Umsetzung von einfachen Simulationen. Zunächst lässt sich der Deckungsbeitrag je Auftrag berechnen lässt. Außerdem besteht die Möglichkeit, bis zu drei Simulationen zu erstellen.

Hinweis:
Alle Zahlen und Angaben in der Arbeitshilfe dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert. Es handelt sich nicht um realistische Werte, die Rückschlüsse auf gute oder weniger gute Ausprägungen zulassen. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift möglich. Wenn Eingaben in anderen Zellen vorgenommen werden sollen, muss vorher geprüft werden, ob es Formeln gibt, deren Überschreiben die Datei unbrauchbar macht. Das Arbeitsblatt lässt sich auf einer Seite ausdrucken.

Zunächst werden die allgemeinen Daten eingetragen, etwa zum Auftrag und die Bezeichnungen der Simulationen. Anschließend wird der Deckungsbeitrag zum Zeitpunkt der Kalkulation bzw. Angebotsabgabe berechnet. Hierzu werden neben dem Preis bzw. Auftragswert netto nach allen Abzügen, die variablen Kostenpositionen wie Fertigungsmaterial, Löhne oder Fremdleistungen eingegeben. Da die GmbH die Kosten für die Maschinen auch als "variabel" ansetzt, werden sie ebenfalls in der Arbeitshilfe erfasst.

Der Deckungsbeitrag wird aus allen Eingaben automatisch errechnet, ebenso wie der Deckungsgrad. Im Beispiel der Abb. 1 ist zu sehen, dass der Deckungsgrad mit gut 50 % den Anforderungen der GmbH entspricht. Alle Preise und Kosten werden ebenfalls automatisch in die Simulationen I bis III übernommen. Veränderungen bei Preisen, Kosten und Deckungsbeiträgen können dann nach Belieben vorgenommen werden, indem man in den Spalten D, G und J positionsweise die Prozentwerte erhöht.

Im Beispiel ist in Simulation I zu sehen, dass die Kosten für Material und Energie um 15% erhöht worden sind. Statt Einzelpositionen können auch die variablen Kosten insgesamt verändert werden. Dazu gibt man in die Zellen D 14, G 14 oder J 14 den gewünschten Prozentwert ein, wie es in Simulation II zu erkennen ist. In diesem Fall werden die Einzelpositionen bzw. deren Veränderungen, nicht berücksichtigt. Natürlich ist es auch möglich, den Preis anzupassen. Diesen Fall zeigt Simulation III. Hier wurde der Preis um 5% gesenkt; etwa, wenn es eine vertragliche Regelung dazu gibt, dass der Kunde einen zusätzlichen Nachlass für den Fall erhält, dass es zu einem Lieferverzug kommt.

Für jeden Fall werden Deckungsbeitrag und Deckungsgrad ausgerechnet. Nach Durchführung der Simulationen liegt er im Beispiel nur noch zwischen etwa 42 und 47 %.

Hinweis: 
Kostenreduzierungen, etwa, wenn man damit rechnet, günstiger an Fremdleistungen zu gelangen, müssen mit umgekehrten Vorzeichen eingegeben werden. Sollen niedrigere Preise simuliert werden, ist auch hier eine Eingabe mit umgekehrten Vorzeichen notwendig.

Im unteren Teil der Anwendung besteht die Möglichkeit, je Szenario und Position zu dokumentieren, warum man z.B. bei welchem Kostenblock mit Steigerungen gerechnet hat.

Autor:  Jörgen Erichsen