Excel-Update: Excel-Aktualisierungsintervalle in Office365 konfigurieren

Ist Ihnen das auch schon mal passiert? Mit einem rechten Mausklick öffnen Sie das Kontextmenü und stolpern dort quasi über eine neue Option. Dabei sind Sie sicher, dass diese Neuerung gestern ganz bestimmt dort noch nicht zu finden waren. Sind Sie Nutzer von einer Office365-Version von Excel, dann besteht kein Grund an Ihrer eigenen Wahrnehmung zu zweifeln. Stattdessen sollten Sie den Update-Modus Ihrer Excel-Version überprüfen. Unsere Artikelreihe gibt Ihnen einige sinnvolle Anregungen, wie Sie die Monat für Monat in Excel ergänzten Funktionen sinnvoll nutzen können.

Doch bevor wir die praktische Anwendung beleuchten, gilt es, das Gesamtkonzept hinter den neuartigen Mini-Updates von Excel zu verstehen. Mit Office365 hat Microsoft ein völlig neues Modell zur Aktualisierung von Softwareversionen etabliert. Die gute alte Zeit, in der IT-Administratoren im Unternehmen oder private Nutzer am heimischen Rechner mit ein paar Mausklicks ein Update beispielsweise von Excel starteten und dann bis zum Ende der Installationsroutine warten mussten, sind vorbei. Die Aktualisierung einer Software erfolgt heute – wie bei einer App auf einem Mobilgerät – fast unbemerkt im Hintergrund. Während sich IT-Abteilungen noch teilweise den Kopf zerbrechen, wie sie die neue Art der Softwareverteilung managen sollen und wie gewährleistet wird, dass an den Arbeitsplätzen annähernd identische Versionen installiert sind, stellen sich für Anwender im Controlling andere Fragen: Kann ich die Ausführung der Aktualisierung beeinflussen? Welche Funktionen hat Microsoft im monatlichen Turnus aktualisiert oder neu in Excel integriert? Welchen Nutzen bringen mir die neuen Funktionen? Zeit also, einige dieser Fragen zu beantworten.

Wo Sie wichtige Informationen zur Excel-Version und Aktualisierungsintervall finden


Wir alle freuen uns natürlich über die Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Software. Irritierend wirkt hingegen, wenn zwei Installationen von Excel 2016, beispielsweise die am Arbeitsplatz und jene Zuhause, bei genauerer Betrachtung unterschiedliche Stände aufweisen. In Firmenseminaren, zu denen Teilnehmer heute immer öfters das eigene Laptop mitbringen, sind auf diesem Wege häufig drei oder vier unterschiedliche Excel-Versionen im Einsatz. Um die Ursache für solche Abweichungen zu finden, sollte man sich zunächst vergewissern, welche Version auf dem jeweiligen Rechner verwendet wird. Die Information finden Sie bei Excel für Office365 unter Datei – Konto. Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie unter Produktinformationen die wichtigsten Angaben zu Ihrer Office365-Installation.

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Die Angabe Version 1707 bedeutet beispielsweise, dass es bei der installierten Version um die vom Juli 2017 handelt. Finden Sie auf dem heimischen und dem Firmenrechner zwei unterschiedliche Aktualisierungsstände, gilt es zu eruieren, was für die unterschiedliche Entwicklung verantwortlich ist. Und natürlich wird Sie im weiteren Verlauf auch interessieren, ob und welche Möglichkeiten bestehen, die monatliche Aktualisierung der Software individuell zu steuern. Einen ersten Hinweis auf Ursachen für unterschiedliche Versionen erhalten Sie in Excel erneut bei den Produktinformationen. Dort zeigt Ihnen Microsoft an, welchen Updatekanal Sie – bewusst oder unbewusst – aktiviert haben. Die Anzeige Aktueller Kanal bedeutet, dass automatisch alle monatlichen Updates ausgeführt werden. Dieser Modus ist die Standardeinstellung für Lizenzen Office365 Business und Office365 Business Premium.

Finden Sie an dieser Stelle hingegen die Bezeichnung Verzögerter Kanal, dann wird nicht monatlich sondern halbjährig aktualisiert. Für Office365 ProPlus ist diese Einstellung standardmäßig voreingestellt. Die Vor- und Nachteile der beiden Updatezyklen liegen auf der Hand. Während ein monatlicher Zyklus Ihnen eventuell schneller Zugriff auf eine neue zeitsparende Funktion gibt, kann ein längeres Intervall Ihnen die Sicherheit geben, dass Neuerungen ausgereifter sind und stabiler laufen. Da Microsoft mittlerweile auch kontinuierlich Nutzer über neue Funktionen und die Priorisierung von Weiterentwicklung auf seinen Blogs abstimmen lässt, kann es auch im Einzelfall zu einem Hin und Her bei der Funktionsauswahl kommen.

Beispiel: Im Sommer 2017 verteilte Microsoft eine neue Version von PowerPivot, dem wichtigen mittlerweile in Excel 2016 integrierten SSBI-Tool zur Datenmodellierung. Neben sinnvollen Ergänzungen hatten die Hersteller eine Funktion entfernt, mit der neue Berechnungen (Measures) nach der Erstellung automatisch in den Wertebereich der Pivottabelle übernommen wurden. In der Folge mussten Nutzer nun neue Measures manuell in den Report ziehen. Ein Aufschrei des Ärgers ging sogleich durch die Community. Und Microsoft gab bekannt, im nächsten Release einen Monat später sei die entfernte Funktion wieder verfügbar. Nutzer des Verzögerten Kanals mussten sich nicht über die fehlende Aktualisierung der Pivottabelle wundern oder ärgern. Ihnen wurde allerdings aus demselben Grunde sechs Monate lang die sehr nützliche Möglichkeit vorenthalten, erweiterte Zahlenformatierungen in Pivottabellen per rechter Maustaste schnell zuzuweisen.

Anpassung des Aktualisierungsintervalls für Excel unter Office365


Sie wird nun sicherlich die Frage interessieren, an welcher Stelle Sie in Excel oder einem anderen Office365-Programm den für Sie gültigen Updatekanal auswählen können. Und die Antwort liegt wie so oft in diesen Tagen in der Cloud. Melden Sie sich unter Office365 an und wählen Sie Office-Software – Einstellungen für Softwaredownloads, um die aktuellen Einstellungen einzusehen und im Bedarfsfalle anzupassen. Angezeigt werden nun zwei Optionen, Jeden Monat und Alle 6 Monate. Diese Angaben stimmt leider nicht mit der in Excel überein (Aktueller und Verzögerter Kanal). Der Grund dafür ist, dass Microsoft im April 2017 sowohl die Updateintervalle als auch die Bezeichnungen der Kanäle verändert hat. Seit diesem Datum entspricht Jeden Monat dem Aktuellen Kanal und Alle 6 Monate dem Verzögerten Kanal.

Als Besitzer eines Office365-Accounts sollte es problemlos möglich sein, die Einstellung anzupassen. Im Unternehmen wird der Zugriff auf die Konfigurationsebene hingegen lediglich den Admins vorbehalten bleiben.

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Haben Sie die Einstellung des Updateintervalls angepasst, gilt sie ab diesem Zeitpunkt sofort. Wenn Sie sich für das kürzere Intervall entschieden haben, erhalten Sie nun im monatlichen Abstand die neuesten Überarbeitungen für Excel aus dem Hause Microsoft. Dabei muss es sich nicht notwendigerweise um vollständig neue Funktionen handeln, die unter einem eigenen Menüpunkt im Menüband erscheinen. Vielfach werden Optimierungen geboten, die beispielsweise beim Betätigen des Kontextmenüs (rechte Maustaste) angezeigt werden.

Updatekanal in der Praxis – Neue Funktionen für den Umgang mit Listen


Doch welche praktischen Vorteile bringen die kurzfristigen Neuerungen für die täglichen Aufgaben im Controlling? Als erstes Praxisbeispiel möchte ich Ihnen die neuen Funktionen beim Umgang mit Listen in Excel erläutern. Denn Listen sind häufig das Fundament für die meisten Tätigkeiten im Controlling. Eine einfache Liste kann in Excel bekanntlich in eine dynamische Datentabelle umgewandelt werden, in dem der Benutzer den Cursor in die Liste bewegt und anschließend STRG + T betätigt. Alternativ ist dies auch über das Menü Start – Formatvorlagen – Als Tabelle formatieren möglich.

Die ersten Schritte in der Datenanalyse, zum Beispiel zur Überprüfung der Vollständigkeit und Plausibilität von Daten, bestehen häufig darin, eine solche Datentabelle zu sortieren oder zu filtern. In der Praxis stoßen Sie eventuell auf einen Wert für eine Kostenstelle oder eine Kundennummer, der Ihnen auffällig erscheint. Und nun würde Sie gerne alle Datensätze für dieses Gruppierungsmerkmal sehen und unter die Lupe nehmen. Bislang mussten Sie dazu das Menü Daten öffnen und die Funktionen Sortieren aufrufen bzw. ganz an den Anfang der Tabelle zurückkehren und das Listenfeld des AutoFilters öffnen. Hatten Sie schließlich die Spalten ausgewählt oder das Kriterium eingetragen, nachdem Sie sortieren oder filtern wollten, gelangten Sie endlich zu Ihrem Ergebnis. Eine lästige Abfolge von einzelnen Schritten, besonders wenn Sie diese nach einem neuen Download gleich mehrfach wiederholen müssen.

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Nach dem Update von Excel für Office365 lässt sich dieser recht komplizierte Weg erheblich mit nur einem rechten Mausklick auf das von Ihnen gewünschte Filter- oder Sortierkriterium verkürzen. Denn im Kontextmenü können Sie Ihre Datentabelle sofort auf Basis des ausgewählten Zellinhalts filtern. Kein Menüaufruf mehr, keine zusätzliche Eingabe von Kriterien. Die neue Funktion steht auch für das besonders im Umgang mit der Bedingten Formatierung sehr nützliche Filtern von Schriftfarben und Zellsymbolen (Ampelformatierungen) zur Verfügung. Möchten Sie beispielsweise die mit einem roten Ampelsymbol gekennzeichneten Abweichungen an den Tabellenanfang bringen, reicht ein Mausklick. Und auch das Sortieren nach Farben und Symbolsätzen funktioniert auf diesem Wege einwandfrei.

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Die neue Funktion ist ein Beispiel für zahlreiche kleine Weiterentwicklungen in Excel, welche eine Steigerung der Arbeitseffizienz bei der täglichen Handhabung ermöglichen. Auch zukünftig möchte ich Ihnen deshalb an dieser Stelle weitere Neuerungen und deren Nutzungsmöglichkeiten vorstellen.

letzte Änderung N.S. am 25.10.2017
Autor(en):  Stephan Nelles

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Der Autor:
Herr Nelles Stephan
Stephan Nelles arbeitet seit 15 Jahren erfolgreich auf internationaler Ebene als IT-Consultant. Im Rahmen seiner Tätigkeit berät er große und mittelständische Unternehmen beim Aufbau von Controlling- und Reportinglösungen. Dabei steht der gesamte Prozess vom Zugriff auf Daten aus ERP-Systemen wie SAP oder Dynamics NAV über die Datenmodellierung bis zum Management-Report, dynamischen Dashboard oder Daten-Upload im Fokus. In den vergangenen Jahren hat er zudem unterschiedliche Projekte auf der Basis von Self Service Business Intelligence Tools (SSBI Tools) realisiert.
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